RFx-Sourcing

Schaffen Sie mittels RFx maximale Transparenz für die Auswahl oder Anpassung Ihres ERP-Systems

In der schnelllebigen Welt der Beschaffung ist das RFx-Management entscheidend, um die besten Lieferanten zu identifizieren, neue Herausforderungen zu meistern, Chancen zu ergreifen und Innovationen zu fördern.

Maximale Transparenz

Wir wenden die bewährte RFx-Sourcing-Strategie Step by Step in Ihrem Unternehmen für die Auswahl oder die Anpassung Ihres ERP-Systems an. Ziel ist ein optimal auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtetes ERP-System für Ihr Unternehmen.

Je nach Ausgangslage setzen wir dort an, wo ein Umdenken und Optimierung sinnvoll erscheinen. Dies kann bei Step RFI, RFP oder auch direkt im Step RFQ sein.

Ein sinnvoll aufgebauter RFx-Prozess schafft maximale Transparenz. Er kann erheblich unterstützen und Sie bis zur Vertragsunterzeichnung begleiten.

» Im Ergebnis erhalten Sie maximale Transparenz für jeden Schritt innerhalb Ihrer ERP-Interaktionen. «

Step for Step

Transparente RFx-Prozesse

RFx ist ein Überbegriff für die verschiedenen Schritte im Beschaffungsprozess, der mit dem Request for Information (RFI) beginnt, gefolgt vom Request for Proposal (RFP) und schließlich dem Request for Quotation (RFQ). In dieser Reihenfolge dient der RFx Prozess dazu, zunächst Informationen über potenzielle Lieferanten zu sammeln (RFI), anschließend mit diesen in Kontakt zu treten und über mögliche Produktverbesserungen zu diskutieren (RFP), und schließlich nach erfolgreichen Verhandlungen einen Vertrag zu erstellen (RFQ).

RFI, RFP, RFQ

Je nach Bedarf und der Art bzw. des Umfangs der Dienstleistung wählt der Ausschreiber (Käufer) entweder ein RFI, RFP, RFQ oder eine Kombination dieser Verfahren aus. In manchen Fällen wird auch ein dreistufiger Prozess gewählt, der mit einer RFI beginnt, gefolgt von einer RFP und abschließend einem RFQ.

RFI // Request for Information

Ein RFI dient dazu, dass der Ausschreiber (Käufer) erste Informationen auf einer übergeordneten Ebene von potenziellen Lieferanten sammelt und diese auswertet. RFIs können sich auf die allgemeinen Fähigkeiten eines Anbieters oder auf die Eigenschaften eines spezifischen Materials oder einer Dienstleistung beziehen, jedoch nicht auf die Kosten. Das RFI ist ein Instrument zur Identifizierung und zum Vergleich von Lieferanten, zur Entwicklung von Beschaffungsstrategien und zur Vorbereitung von RFPs und RFQs. RFP (Request for Proposal) oder Angebotsanfrage: Bei einem RFP übermittelt der Ausschreiber das Leistungsverzeichnis oder eine funktionale Leistungsbeschreibung des gewünschten Ergebnisses an die potenziellen Bieter. Der Ausschreiber legt dar, was er erwerben möchte und fordert die Bieter auf, eine detaillierte Antwort zu geben, wie sie diese Anforderungen erfüllen können. Ein RFP kann auf eine vorgegebene Lösung abzielen, bei der das Leistungsverzeichnis genau angibt, was gekauft werden soll, oder auf ein definiertes Ergebnis, wobei der Lieferant gebeten wird, eine Lösung für das beschriebene Problem zu präsentieren. In der Regel werden im RFP spezifische Informationen zu Unternehmen, angebotenen Materialien, Dienstleistungen und Preisen abgefragt. Ein RFP wird verwendet, wenn der Ausschreiber weiß, was er möchte, und erwartet, dass die Lieferanten ihre Vorgehensweise zur Bereitstellung dieses Ergebnisses darlegen.

Informationsanfrage

RFP // Request for Proposal

RF Bei einem RFP übermittelt der Ausschreiber das Leistungsverzeichnis oder eine funktionale Leistungsbeschreibung des gewünschten Ergebnisses an die potenziellen Bieter. Der Ausschreiber legt dar, was er erwerben möchte und fordert die Bieter auf, eine detaillierte Antwort zu geben, wie sie diese Anforderungen erfüllen können. Ein RFP kann auf eine vorgegebene Lösung abzielen, bei der das Leistungsverzeichnis genau angibt, was gekauft werden soll, oder auf ein definiertes Ergebnis, wobei der Lieferant gebeten wird, eine Lösung für das beschriebene Problem zu präsentieren. In der Regel werden im RFP spezifische Informationen zu Unternehmen, angebotenen Materialien, Dienstleistungen und Preisen abgefragt. Ein RFP wird verwendet, wenn der Ausschreiber weiß, was er möchte, und erwartet, dass die Lieferanten ihre Vorgehensweise zur Bereitstellung dieses Ergebnisses darlegen.

Angebotsanfrage

RFQ // Request for Quotation

Ein RFQ stellt oft den letzten Schritt im Beschaffungsprozess dar. In einem RFQ fragt der Ausschreiber den Preis sowie andere kommerzielle Kriterien ab, wie zum Beispiel den Lieferbeginn, Vertragslaufzeiten, Lieferbedingungen (Incoterms) und Zahlungsbedingungen (z. B. Skontovereinbarungen). Ein RFQ wird eingesetzt, wenn der Inhalt der Ausschreibung oder Anfrage von Anfang an klar ist oder durch vorherige RFI- und RFP-Prozesse präzisiert wurde. Je nach Art des einzukaufenden Materials oder der Dienstleistung sowie des Volumens führt der Ausschreiber möglicherweise technische Klärungsgespräche, um sicherzustellen, dass die Angebote vergleichbar sind oder Unterschiede in der Qualität und Technik bewertet werden können. Häufig werden Preisverhandlungen mit den Bietern durchgeführt. Nach den Verhandlungen oder nach mehreren Runden von Preisgesprächen wird ein RFQ eingeholt. Die Ergebnisse eines RFQs werden in der Regel in einem Preisspiegel übersichtlich dargestellt.

Preisanfrage

Technologische Integration

eSourcing-Plattformen bieten Funktionen wie elektronische RFx (Anfragen nach Informationen/Angeboten/Preisen), Online-Auktionen, Lieferantendatenbanken und Analysetools, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Beschaffungsprozesse effizienter zu steuern und fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Transparenz & Zusammenarbeit

Über eSourcing Plattformen können Stakeholder miteinander kommunizieren, Dokumente austauschen, den Fortschritt von Projekten überwachen und Verhandlungen reibungslos führen, was zu mehr Transparenz und Effizienz im Beschaffungsprozess führt.

Datenanalyse & Einblicke

Dank fortschrittlicher Analysetools im eSourcing erhalten Organisationen wertvolle Einblicke aus den gesammelten Daten, die ihnen helfen, die Auswahl von Lieferanten, Verhandlungsstrategien und die gesamte Beschaffungsleistung zu verbessern. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Beschaffungsprozesse kontinuierlich zu optimieren.

Compliance & Risk Management

eSourcing-Plattformen enthalten bedarfsweise Funktionen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Compliance und das Risikomanagement zu stärken. Dazu gehören beispielsweise integrierte Audit-Trails, Compliance-Prüfungen und Risikobewertungstools, die sicherstellen, dass Vorschriften eingehalten werden und potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Lieferantenbeziehungen minimiert werden.

e-Sourcing

Der Begriff eSourcing bezieht sich auf die strategische Anwendung von webbasierten Tools und Anwendungen, um den Beschaffungsprozess zu optimieren und zu verbessern. eSourcing umfasst die Entscheidungen darüber, welche Produkte beschafft werden sollen, sowie die Identifizierung bestehender und potenzieller Lieferanten und deren Standorte. Die Hauptziele dieses Prozesses sind die Senkung der Materialkosten und die Verbesserung des Lieferantenmanagements.

e-Procurement

eProcurement folgt auf das eSourcing und befasst sich mit den operativen Aspekten der Beschaffung. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf dem Erwerb von Produkten und Dienstleistungen über digitale Netzwerke. Innovative Informations- und Kommunikationstechnologien werden integriert, um die Prozesseffizienz zu steigern, was zu Kosteneinsparungen führt.